方法概述

如何在極短時(shí)間內(nèi)從幾百上千頁(yè)文件中快速定位到待簽頁(yè)面、待簽位置是決定工作效率的關(guān)鍵因素。

財(cái)務(wù)部門的同事們，利用彩色小便簽，精準(zhǔn)定位、明確信息、分門別類，把便簽的作用發(fā)揮到了極致，完成了快速定位的作用。

操作流程

在粘貼便簽條時(shí)，要注意精準(zhǔn)度，如需要用尺子比量每一張便簽條粘貼的位置，在每一張便簽條上注明總頁(yè)數(shù)和已簽頁(yè)數(shù)，再用不同顏色的便簽條標(biāo)識(shí)每一類文件、簽字的位置用鉛筆勾畫、便簽條應(yīng)該貼在上頁(yè)的背面。

操作案例

2012年初，我被分配了一項(xiàng)“重要”工作——給董事長(zhǎng)簽字的文件貼便簽條。“貼個(gè)便簽條就算重要工作了？”我偷笑著松了一口氣，漫不經(jīng)心地開始動(dòng)手操作。不到半小時(shí)完成任務(wù)，信心滿滿前去交卷，沒想到迎接我的卻是嚴(yán)厲的批評(píng)：“簽字的位置沒有用鉛筆勾畫出來！”“便簽條應(yīng)該貼在上頁(yè)的背面，而不是當(dāng)頁(yè)的正面!”“粘貼位置不一致，看起來雜亂無章!”“總頁(yè)數(shù)和已簽頁(yè)數(shù)沒有標(biāo)注清楚!”“不同種類的文件要用不同顏色的便簽條進(jìn)行區(qū)分!”……

看似簡(jiǎn)單的工作竟被連續(xù)退回了5次！一遍又一遍的返工讓我頭昏腦漲、煩惱不已。看出了我心中的想法，領(lǐng)導(dǎo)耐心地說：“知道為什么讓你貼便簽條嗎？作用是什么？好處在哪里？”

帶著三分質(zhì)疑和七分困惑我開始在字典、網(wǎng)絡(luò)上搜尋，便簽條的作用無非是標(biāo)注、備忘、提醒、分類，以提高工作效率，沒什么特別。但接下來做的一個(gè)測(cè)算，卻著實(shí)嚇了我一跳：

本次需簽字文件分3類，每類8份，共24份，每份簽10個(gè)字，共需簽240個(gè)字。如果不用便簽條標(biāo)注，以平均厚度每份50頁(yè)計(jì)算，從頭翻到尾，再加上簽字，最快也需3分鐘，24份文件，也即1小時(shí)12分鐘；如果按照修改前的粘貼方式，雖有標(biāo)注但流于形式，不僅容易產(chǎn)生漏簽，而且定位到頁(yè)后還需尋找簽字位置，每本約2分鐘，共需48分鐘；如果按照修改后的標(biāo)注方式，清晰明了，能夠直接定位到簽字處，每本約1分鐘，只需24分鐘即可解決問題！總工作量不變，標(biāo)注是否清晰準(zhǔn)確，工作時(shí)間的差異居然接近50分鐘?。。?/p>

看到我滿面羞愧地講述著測(cè)算結(jié)果，領(lǐng)導(dǎo)語(yǔ)重心長(zhǎng)地說：“你的這一項(xiàng)簽字只不過董事長(zhǎng)日常需處理文件的百分之一、千分之一，項(xiàng)目摘牌、合同簽訂、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、融資貸款、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算決算……樣樣都需要董事長(zhǎng)親簽，一項(xiàng)工作多耗費(fèi)50分鐘，10項(xiàng)就多耗費(fèi)8個(gè)小時(shí)，如果效率不夠高，一天時(shí)間豈不就在簽字這樣的工作上耗費(fèi)光了？永遠(yuǎn)記住，花費(fèi)我們一小時(shí)，節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)十分鐘，是值得的！”

是啊，領(lǐng)導(dǎo)有太多大事需要處理，在我們力所能及的范圍內(nèi)，盡量減輕他的負(fù)擔(dān)，擠出時(shí)間留給關(guān)乎企業(yè)生存發(fā)展的重要決策事項(xiàng)，才真正有意義。想到這兒，我端正態(tài)度、摒棄浮躁、重新再來。用尺子比量每一張便簽條粘貼的位置，在每一張便簽條上注明總頁(yè)數(shù)和已簽頁(yè)數(shù)，再用不同顏色的便簽條標(biāo)識(shí)每一類文件……經(jīng)過大半天的奮戰(zhàn)，終于上交了一份滿意的答卷。