方法概述
隨著集團信息化水平的不斷提升,信息系統(tǒng)的使用在各條業(yè)務(wù)線也逐漸普及,信息系統(tǒng)的一個重要特征就是會持續(xù)產(chǎn)生大量的有價值的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)基本涵蓋了各個業(yè)務(wù)流程中的各種量化信息。而收集被審計單位的相關(guān)信息,正是審計工作的起點和主要步驟,因此對量化信息予以足夠的關(guān)注和利用。
通過對海量的量化信息進行數(shù)據(jù)處理并分析,可以從中發(fā)現(xiàn)很多有價值的信息和趨勢數(shù)據(jù),尤其是對歷史數(shù)據(jù)的比較、對同期數(shù)據(jù)的橫向縱向?qū)Ρ?,能通過發(fā)現(xiàn)突兀數(shù)據(jù)從而牽出審計線索。利用數(shù)據(jù)分析工作法將成為審計工作的重要發(fā)展趨勢之一。
操作方法
如今的審計工作強調(diào)風險導向,而風險存在的一個重要跡象,就是在業(yè)務(wù)操作過程中,出現(xiàn)與正常操作相異的情況,所以可以通過分析、抓取信息系統(tǒng)記錄中的異常記錄來發(fā)現(xiàn)風險。
例如某個業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)值在一段時間內(nèi)的異常波動、系統(tǒng)記錄的異常缺失等等,都可能成為風險的信號。對于少量的數(shù)據(jù),可以直接以人工來檢查和判斷,但是對于大量甚至海量的數(shù)據(jù),就需要使用信息技術(shù)和專業(yè)的數(shù)據(jù)挖掘分析手段來處理,才能有效、完整地發(fā)現(xiàn)問題。
常用到的以發(fā)現(xiàn)問題為目的的數(shù)據(jù)分析手段有離差分析、協(xié)方差分析、相關(guān)性系數(shù)分析等。
操作案例
在對某商管公司例行審計時,提取了地下停車場收費系統(tǒng)在過去一年內(nèi)的日志記錄,經(jīng)過初步分析,發(fā)現(xiàn)其中“手動抬桿”發(fā)生的比例明顯高于其他停車場的正常水平,經(jīng)過訪談,得知主要原因有:1.停車收費系統(tǒng)經(jīng)常發(fā)生抬桿故障;2.與住宅物業(yè)管理片區(qū)的劃分發(fā)生過多次調(diào)整;3.未為應(yīng)該免費的車輛申請足夠的免費停車卡。
通過數(shù)據(jù)篩選排除了以上特殊情況后重新計算,發(fā)現(xiàn)比例仍然偏高,于是進一步挖掘數(shù)據(jù),按照停車卡唯一ID號分析發(fā)現(xiàn)存在月卡“一進多出”的情況和臨時卡“多卡一桿”的情況,以及收費計算錯誤、少計應(yīng)收額等問題。由此,審計認為停車場的管理存在較嚴重問題,于是對日志進行全面挖掘分析,準確地發(fā)現(xiàn)了多個風險點,并計算出了這些風險點已經(jīng)導致的收入損失的精確金額。
執(zhí)行效果
專業(yè)的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析方法,使審計工作向著深度化、精細化方向發(fā)展,通過總結(jié)經(jīng)驗,可以提高審計人員工作效率,審計覆蓋面更廣,審計工作效率可以大幅提升。更重要的是,通過審計信息化手段,可以促進集團業(yè)務(wù)快速安全健康發(fā)展,切實起到審計保駕護航的作用。主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
1.打開了原先由于業(yè)務(wù)過程復雜、數(shù)據(jù)量大而無法透視的“黑盒子”,拓展了審計人員的視野和審計工作的范圍;
2.數(shù)據(jù)分析得出高度精準量化的結(jié)果,大大提高了審計證據(jù)的力度,更好地支撐審計結(jié)論;
3.數(shù)據(jù)分析過程中可以結(jié)合程序腳本、批處理工具等,提高審計工作的時間效率,優(yōu)化了審計資源的分配。